Как Microsoft хочет сделать электронную почту более эффективной

Электронная почта по-прежнему важна, когда дело доходит до общения с другими людьми в Интернете, особенно в бизнесе, но также и в других местах.

Он существует уже давно и не сильно изменился за это время, особенно когда дело доходит до управления почтовыми ящиками и того, как обрабатываются данные.

Например, типичный рабочий процесс выглядит следующим образом: вы получаете электронное письмо с прикрепленным к нему рабочим файлом, который вы должны прочитать, отредактировать и отправить обратно.

Для этого вам сначала нужно идентифицировать электронную почту в вашем почтовом ящике. После этого вы открываете вложение и сохраняете его в своей локальной системе, чтобы открыть его в программе, поддерживающей этот тип файла. Затем вы редактируете его, снова сохраняете в системе, снова запускаете свой почтовый клиент, нажимаете кнопку ответа, пишете что-нибудь и в конце нажимаете отправить.

Microsoft надеется улучшить первый шаг в цепочке, идентификацию важных электронных писем, с помощью Clutter, который она планирует поставлять со следующей версией Outlook, но также сделать доступной для предыдущих версий платформы обмена сообщениями.

Беспорядок — это алгоритм, который изучает закономерности на основе поведения пользователя. Он узнает об электронных письмах, с которыми вы немедленно взаимодействуете, о письмах, которые вы склонны игнорировать, и о письмах, которые вы сразу пересылаете другой стороне.

Microsoft отмечает, что Clutter идеально подходит для информационных работников, получающих большие объемы электронных писем, и что он будет активно включаться для пользователей, которым это выгодно. Однако предусмотрены элементы управления для включения или отключения функции в пользовательской системе или удаленно администраторами.

Беспорядок работает следующим образом:

беспорядок, как это работает

Фаза обучения никогда не прекращается, но Clutter нужно время, чтобы проанализировать, как вы взаимодействуете с содержимым почты, чтобы он мог применить полученные знания для улучшения вашего рабочего процесса.

Веса и пороговые значения уточняются по мере того, как вы используете электронную почту, и Microsoft стремится к уровню точности не менее 85% для обеспечения наилучшего взаимодействия с пользователем. Компания отмечает, что среднестатистические пользователи электронной почты, которые работали с Clutter, смогли сэкономить 82 минуты каждый месяц, работая с электронной почтой, в то время как около 10% пользователей вместо этого сэкономили 168 минут.

Поскольку Clutter не ограничен Outlook 2016, он будет улавливать действия пользователя во всех программах, которые его поддерживают. Это означает, что такие действия, как перемещение сообщения в папку беспорядка или из папки, используются как сигналы.

беспорядок скриншот

Правила могут быть применены в админке. Например, можно настроить правила для электронных писем, которые должны обходить беспорядок, или установить уровень хранения писем в папке «Беспорядок» в бэкэнде.

Вот полное видео сеанса «Приручите свой почтовый ящик», которое служит введением в Clutter.

Но идентификация важных писем — не единственная часть рабочего процесса электронной почты, которую Microsoft планирует улучшить.

Более глубокая интеграция с OneDrive, облачным сервисом хранения данных компании, должна улучшить еще один важный аспект: вложения и модификации файлов.

Основная идея, изложенная в Переосмысление вложений хочет улучшить рабочий процесс, объединив OneNote и возможности редактирования с электронной почтой.

Таким образом, вместо того, чтобы сохранять вложения в локальной системе для их редактирования, их можно просто щелкнуть, чтобы обработать их в соответствующей программе, например, непосредственно в OneDrive или с помощью Office365.

Хотя это не касается всех вложений электронной почты, поскольку вы можете общаться с пользователями, которые используют разные клиенты, это должно улучшить рабочий процесс в компаниях, которые полагаются на экосистему Microsoft.